Desk Sharing steht für eine Nutzungsstrategie des Büros, nicht für einen bestimmten Bürotypus. Mitarbeiter sitzen im Büro an keinem eigenen, persönlichen Arbeitsplatz mehr. Vielmehr teilen sie sich diesen (den Shared Desk) mit Kollegen. Meist reduziert dies die Arbeitsplätze und damit die Bürofläche, da es weniger Tische als Nutzer gibt. Wer die Vergabe der Arbeitsplätze smart lösen will, stellt klare und einfache Regeln auf, wie „First-come-first-serve“ oder bietet seinen Mitarbeitern die Buchung über eine Desk Sharing App an.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Desk Sharing: Definition
Desk Sharing ist der Verzicht auf fest zugeordnete Arbeitsplätze zugunsten von frei wählbaren Arbeitsplätzen für alle Mitarbeiter und Führungskräfte. Die Synonyme „Shared Desk“, „Flexible Office“ und „Hot Desking“ drücken bereits die wesentlichen Vorteile aus: die flexible und „hot“, also schnelle Belegung eines freien Arbeitsplatzes.
Und die rechtliche Lage?
Unter dem rechtlichen Blickwinkel gesehen, bestimmt das Unternehmen den Arbeitsplatz des Mitarbeiters. Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf einen festen Schreibtisch oder ein eigenes Büro. Allerdings tut ein Arbeitgeber gut daran, die persönlichen Interessen seiner Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Der eigene Arbeitsplatz und das Einzelzimmer des klassischen Büros bilden das allerdings am wenigsten ab. Hier bietet Desk Sharing die Möglichkeit, dass Mitarbeiter auch nach Sympathie ihre Arbeitsumgebung selbst bestimmen.
Desk Sharing Software
Mit einer Desk Sharing Software lässt sich die Buchung von Arbeitsplätzen leicht steuern. Darüber hinaus kann so die Belegung der Shared Desks, Räume und Gebäude analysiert werden. Der tatsächliche Bedarf an Räumen und Arbeitsplätzen wird so sehr genau ermittelt und wird für die bedarfsgenaue Anmietung von Immobilien genutzt. Dies spart Betriebskosten sowie Energie und ist nachhaltig. Doch die Unterschiede zwischen den verschiedenen Desk Sharing Software Anbietern sind groß. Wir haben mehrere führende Anbieter gegenübergestellt und verglichen.
| Feature | Haltian Empathic building | Typischer klassisches Bürokonzept | Typisches Buchungssystem | Typisches Arbeitsplatz Monitoring System |
|---|---|---|---|---|
| Schreibtisch- und Zimmerverfügbarkeit anzeigen | +++ | +++ | +++ | ++ |
| Intuitiver und interaktiver digitaler Zwilling | +++ | + | + | + |
| Schreibtische und Besprechungsräume buchen | +++ | – | +++ | – |
| Verwendungsdaten und Berichte | ++ | ++ | ++ | +++ |
| Kollegen in Echtzeit finden | +++ | – | ++ | – |
| Belegungsdaten aus dem Grundriss | +++ | + | + | – |
| Nahtlose Integration mit Sensoren für genaue Daten | +++ | – | – | +++ |
| Onboarding und Skalierung auf mehrere Standorte | +++ | + | + | + |
| Datenschutz | +++ | – | +++ | – |
| Zustimmung des Betriebsrats | +++ | – | +++ | – |
| Preis | € | € | €€€ | €€ |
| Quelle: Herstellerangaben | ||||
Desk Sharing Arbeitsplatz
Ein Desk Sharing Arbeitsplatz kann viele Formen annehmen. (Foto: AdobeStock – Monkey Business)
Das Desksharing (oft auch „Shared Desk“, „Flexible Office“ oder „Hot Desking“ genannt) stellt eine Form der Organisation von Büros dar, die New Work ausmachen. Mitarbeiter haben keinen festen Arbeitsplatz mehr. Vielmehr dürfen sie jeden Tag einen beliebigen freien Arbeitsplatz im Büro auswählen.
Hot Bunking aus dem Silicon Valley
Der Desk Sharing Arbeitsplatz hat als Konzept ein historisches Vorbild. Es kommt von hoher See, es leitet sich nämlich vom Hot Bunking ab. Beim Hot Bunking teilten sich mehrere Matrosen die zur Verfügung stehenden Betten. Es gab wesentlich weniger Betten als Matrosen. Doch weil nie alle Matrosen gleichzeitig schliefen, reichte die geringere Bettenzahl für die zahlreicheren Matrosen stets aus. Die Matrosen nahmen einfach ein freies Bett in Anspruch.
Das Hot Bunking hielt seinen Siegeszug im Silicon Valley, wo Tech-Firmen wie Google und Facebook das maritime Konzept ins Büro brachten und zum Desk Sharing transformierten.
Desk Sharing Konzepte
Desk Sharing ist ein Multispace-Konzept, das stets offene und geschlossene Räume und darüber hinaus auch Flächen für aufgaben- bzw. aktivitätsorientiertes Arbeiten vorsieht. Möglichkeiten zum mobil-flexiblen Arbeiten ergänzen diese Landschaft. Eine Mischung aus festen und flexiblen Arbeitsplätzen ist ebenfalls eine gute Lösung.
Für Mitarbeiter bedeutet dies, dass sie je nach Zweck einen für sie passenden Arbeitsort aussuchen. Dies ermöglicht informelle Treffen und den Wissensaustausch in Teams ebenso wie eine formelle Zusammenarbeit. Flächen für eine kreative Arbeit gehören ebenso dazu wie stille Orte und Pausenflächen. Alle Räume sollten für die jeweilige Nutzung passend gestaltet werden.
Moderne Desk-Sharing-Konzepte sehen Flächen für verschiedene Nutzungen vor. (Foto: AdobeStock – Who is Danny)
Voraussetzung für Desk Sharing: die Unternehmenskultur
Wer das Desk Sharing Konzept umsetzen möchte, benötigt zuvor eine Unternehmenskultur, welche auf Offenheit, Transparenz und Akzeptanz aufbaut. Führung muss über Vertrauen, statt über Präsenz und Sichtbarkeit stattfinden. Hierarchien müssen flach sein und New Work muss gerade auch von Arbeitgeberseite vorgelebt werden.
- HR,
- IT und
- Facility Management
Desk Sharing stellt hohe Anforderungen an Eigenverantwortung und Selbstorganisation der Mitarbeiter und Führungskräfte. Doch auch die Zusammenarbeit im Team will organisiert werden. Team-Mitglieder müssen wissen, wie sie Kollegen finden, wenn diese keinen festen Arbeitsplatz mehr haben. Im Idealfall erleichtert dies eine Desk Sharing App wie Haltian Empathic Building.
Enabler für Desk Sharing: Technologie, Technologie und Technologie!
Damit Daten mühelos von verschiedenen Arbeitsplätzen aus bearbeitet werden können, müssen diese entweder in der Cloud liegen oder für alle zentral vorgehalten werden. Die Geräte-Ausstattung der Arbeitsplätze muss einheitlich sein, zumindest vergleichbar. Nur dann können Arbeitsplätze wahlfrei belegt werden. Wenn es einheitliche Docking Stations und Ladestationen gibt, kann jeder Mitarbeiter sofort sein Notebook anschließen und ohne Zeitverlust die Arbeit aufnehmen. Andererseits erfordert gerade die sich ständig verändernde Belegung der Arbeitsplätze spezielle Sicherheitskonzepte für einen perfekten Datenschutz.
Die Koordination der Vergabe der Arbeitsplätze ist wichtig. Die Raumbelegung und Arbeitsplatzbuchung sollte nicht in einer Papierliste geführt werden. Eine Desk Sharing App wie das oben genannte Haltian Empathic Building lässt die Buchung per Fingertipp durchführen und zeigt übersichtlich, wo die Kollegen sitzen. Das erleichtert die Orientierung in New Work.
Desk Sharing Regeln: Voraussetzung für die Einführung
Wer Desk Sharing im Unternehmen erfolgreich einführen möchte, der ist gut beraten, klare Regeln für die Nutzung der Arbeitsplätze festzulegen. Dies sichert das reibungslose Funktionieren von New Work und sorgt so für maximale Zufriedenheit und Annehmen des neuen Arbeitsmodells.
Klare Absprachen zur Platzwahl
Ganz gleich, wie Sie die Wahl des Shared Desk durch den Mitarbeiter regeln – alle Beteiligten müssen wissen, wie der Ablauf gewünscht wird.
Welche Desk Sharing Regeln sind Ihnen und Ihren Mitarbeitern wichtig? (Foto: AdobeStock – Victor zastol’skiy)
Verfahren 1: nach dem Motto „Der frühe Vogel fängt den Wurm“
Wer zuerst kommt, mahlt auch zuerst. Das ist ein sehr einfaches Prinzip. Ist ein Arbeitnehmer auf der Suche nach einem Arbeitsplatz, prüft er visuell, ob ein Arbeitsplatz belegt ist. Ist der Arbeitsplatz unbelegt, lässt sich der Mitarbeiter dort nieder und belegt den Shared Desk für den Arbeitstag.
Verfahren 2: ein fester Zeitplan
In einem Zeitplan wird die Belegung festgehalten. Wer einen Arbeitsplatz benötigt, trägt sich in den Zeitplan ein und reserviert damit einen Shared Desk für einen festen Zeitraum. Damit braucht es kein Durchwandern der Büros mit visueller Kontrolle der Arbeitsplätze, was Zeit spart.
Verfahren 3: eine Desk Sharing App
Eine Desk Sharing App wie Haltian Empathic Building gibt auf dem Smartphone und auf dem Desktop Auskunft darüber, wo im Bürogebäude ein Shared Desk verfügbar ist. Dabei kann man einen gewünschten Zeitraum wählen und bevorzugte Räume ansehen. Ein solches Raumbuchungssystem ist die smarteste Lösung, da die Buchung an beliebigem Ort und zu jedem Zeitpunkt vorgenommen werden kann.
Zudem kann die Auslastung der Shared Desks, Räume, Etagen und Gebäude gemessen und analysiert werden. Dies ermöglicht es dem Immobilienbetreiber, seinen tatsächlichen Bedarf an Büros zu erkennen und auf Veränderungen und Trends flexibel und im Voraus zu reagieren.
Die App ermöglicht auch die Wahl eines Platzes für ruhige Einzelarbeit oder das Buchen von zusammenhängenden Plätzen für die Teamarbeit.
Gleiche Ausstattung
Nur wenn alle Arbeitsplätze identisch ausgestattet sind, können die Shared Desks beliebig gewählt werden. Dies erfordert eine planvolle Wahl der Ausstattung, auch in Absprache mit der IT-Abteilung. Denn der Mitarbeiter muss stets die gleiche digitale Arbeitsumgebung vorfinden, unabhängig von dem Endgerät, an dem er arbeitet.
Der Trend zu mobilen Geräten wie Notebooks unterstützt Shared-Desk-Konzepte natürlich, da man mit dem Notebook sämtliche personalisierte digitale Arbeitsumgebung stets mitnimmt. Eine Dockingstation mit ortsfestem Bildschirm und einer komfortablen Tastatur verbessern die Qualität des Arbeitsplatzes. Der Mitarbeiter steckt dann das Notebook an die Dockingstation und arbeitet komfortabel.
Clean-Desk-Policy (CDP)
Eine Clean-Desk-Richtlinie (CDP) ist eine Unternehmensrichtlinie, die festlegt, wie Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz verlassen sollen, wenn sie das Büro verlassen. Die meisten CDPs verlangen, dass die Mitarbeiter ihre Schreibtische am Ende des Tages von allen Papieren und Unterlagen räumen. In der Vergangenheit oblag die Umsetzung einer Clean-Desk-Politik dem Management.
Aufräumen
Eine einfache Regelung im Sinne einer Clean-Desk-Policy ist, den Schreibtisch so zu verlassen, wie man ihn angetroffen hat. Der aufgeräumte Arbeitsplatz ist Grundvoraussetzung, damit beim Wechseln oder Belegen eines Shared Desk kein Zeitverlust eintritt. Liegen noch Ordner, USB-Sticks und persönliche Gegenstände auf dem Schreibtisch, kann der eigentlich freie Arbeitsplatz nicht belegt und genutzt werden. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes alle Gegenstände wegräumen muss, die sich bei seiner Ankunft nicht dort befanden.
Die Clean Desk Policy ist die Grundlage für Desk Sharing (Foto: AdobeStock – pressmaster)
Datenschutz
Der Datenschutz ist hier ebenfalls betroffen, denn sowohl Ordner als auch USB-Sticks enthalten in aller Regel sensible und schützenswürdige Daten. Eine einfache Abhilfe sind hier persönliche und abschließbare Rollcontainer oder Schränke für die persönliche Ausstattung. Wenn Mitarbeiter allerdings oft von Standort zu Standort unterwegs sind, scheiden diese beiden einfachen Lösungen aus.
Hygiene
Wichtig ist auch Hygiene, denn nichts törnt mehr ab, als ein Telefonhörer, dem noch Spuren des Vorgängers anhaften. Wer smart agieren möchte, stellt den Mitarbeitern persönliche Headsets zur Verfügung. Neben dem Hygieneaspekt spart dies auch Platz und Kosten, die ein Telefon erzeugt. So benötigen die Headsets z.B. keine Ladestationen.
Private Gegenstände müssen beim Desk Sharing mitwandern. (Foto: AdobeStock – ty)
Lieber private Schließfächer oder Personal Packs?
Jeder Mitarbeiter sieht auf dem Schreibtisch gerne ein paar private Gegenstände, die den Shared Desk zu „seinem“ Schreibtisch machen. Wird der Arbeitsplatz für den Nachfolger geräumt müssen auch diese persönlichen Gegenstände den Schreibtisch verlassen. Anders kann keine andere Person den Shared Desk als ihren Arbeitsplatz in Betrieb nehmen.
Wann Schließfächer gut sind
Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern abschließbare Fächer in Schränken zur Verfügung stellen. Dort können persönliche Artikel aufbewahrt werden. Sind die Mitarbeiter oft an anderen Standorten oder auch in anderen Gebäuden tätig, kann ein Personal Pack eine gute Lösung sein. Das ist eine Tasche, welche den persönlichen Gegenständen ausreichend Raum bietet und vom Mitarbeiter mitgenommen werden kann.
Warum das Personal Pack besser ist
Das Personal Pack bietet zudem zwei weitere Vorteile. Es kann gebrandet oder nach dem Gusto des Mitarbeiters gestaltet werden. Letzteres erzeugt persönliche Bindung. Der zweite Vorteil: Das Volumen des Personal Packs limitiert die Menge an Persönlichem, das Mitarbeiter am Arbeitsplatz platzieren. Chronischen Sammlern und Jägern wird so vorgebeugt.
Selbstorganisation und Disziplin
Ein täglicher Wechsel bzw. das tägliche Suchen eines freien Arbeitsplatzes erfordert bei allen Mitarbeitern in hohes Maß an Selbstorganisation. Das Einhalten aller Regeln ist eine Frage der Disziplin, ohne die New Work nicht funktioniert. Wird ein Schreibtisch nicht mehr genutzt, muss er geräumt werden, damit er anderen zur Verfügung steht.
Smarter Tipp: Eine App hilft immer
Ein smarter Arbeitgeber ist gut beraten, den Part der Selbstorganisation an eine Desk Sharing App wie Haltian Empathic Building zu delegieren. Das Buchen von längeren Zeiträumen und auch schon das einfache Belegen von Shared Desks für nur einen Tag über die App erleichtert die Selbstorganisation der Mitarbeiter und nimmt viel Stress aus den Teams.
Vorteile von Desk-Sharing für Mitarbeiter
Einfacher Austausch und Kommunikation
Desk-Sharing fördert den Austausch der Mitarbeiter untereinander und sorgt für eine bessere Kommunikation. Der Grund dafür ist einfach und erwächst aus dem Prinzip des Shared Desk: Mit dem Wechseln des Arbeitsplatzes kommt man mit mehr Kollegen in Kontakt als es bei der festen Platzbesetzung der Fall wäre. Und: Das Teilen des Arbeitsplatzes führt zu mehr Absprachen mit den Kollegen. Der regelmäßige Austausch mit wechselnden Kollegen führt so zu einer vielseitigeren, intensiveren und damit besseren Kommunikation im Büro und Office mit Personen, die man sonst seltener oder sogar nie ansprechen würde.
Desk-Sharing bietet Mitarbeitern viele Vorteile. (Foto: AdobeStock – ty)
Mehr Flexibilität für Teamarbeit
Das Desk-Sharing-Konzept führt als Bestandteil von New Work zu mehr Flexibilität für Arbeitnehmer. Es ist die agile Arbeitsweise, Arbeitsplätze frei auszuwählen und exakt nach Bedarf zu nutzen, die von Arbeitnehmern als flexibler empfunden wird. So kann man gezielt einen Arbeitsplatz neben „ruhigen“ Kollegen wählen, wenn man für die anstehende Aufgabe konzentriert arbeiten muss. Steht in der Woche die Zusammenarbeit in der Gruppe für ein gemeinsames Projekt an, können die Team-Mitglieder ihre Arbeitsplätze in einem Raum zusammenlegen. Für das Projekt in der folgenden Woche arbeitet dann eine Gruppe in anderer Zusammensetzung eng zusammen.
Mehr Gleichberechtigung
Das Gefühl von Benachteiligung oder Neid durch einen „schlechten“ Arbeitsplatz fällt beim Desk Sharing Konzept weg, denn alle Arbeitsplätze sind gleich ausgestattet. Damit gibt es keinen scheinbar „schöneren“ Arbeitsplatz mehr. Und beim Tausch mit Kollegen wird man einen identischen Arbeitsplatz bekommen. Für alle Mitarbeiter ist durch einheitliche Schreibtische mit gleichartiger Ausstattung mehr Gerechtigkeit vorhanden als beim klassischen Büromodell.
Jeder im Unternehmen kann jeden beliebigen freien Arbeitsplatz für sich auswählen. Und wer zum Beispiel einen Arbeitsplatz mit Blick auf den Fluss wünscht, kann den Wunsch-Arbeitsplatz mit einer Desk Sharing App wie Haltian Empathic Building einfach direkt buchen. In der Desk Sharing App sieht man mit einem Blick, wann der Arbeitsplatz mit Blick aufs Wasser frei sein wird. Und mehr Gleichberechtigung führt zu mehr Zufriedenheit unter den Mitarbeitern.
Mehr Zufriedenheit unter Mitarbeitern
Den Arbeitsplatz selbst zu wählen, empfinden Arbeitnehmer als ein Stück Freiheit und Selbstbestimmung. Damit trägt Desk Sharing zu mehr Zufriedenheit in der Belegschaft bei. Dies geht auch aus einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation hervor, die eine steigende Zufriedenheit gerade durch den stetigen Wechsel der Arbeitsumgebung identifiziert.
Mehr Kreativität durch Vielfalt
Wer jeden Tag im Büro die gleichen Gesichter sieht, am gleichen Arbeitsplatz sitzt, gewöhnt sich oft an diese Strukturen und fährt mit seiner Kreativität leicht fest. Ideen fließen nicht mehr so schnell und Alltag hält Einzug. Wer jedoch über das Desk Sharing häufig den Arbeitsplatz wechselt, sammelt ständig neue Eindrücke, wird von wechselnden Kollegen inspiriert. In diesem Fall profitiert auch der Arbeitgeber von dem mentalen Schub: Die Mitarbeiter werden kreativer und produktiver, und es kommt Bewegung in das Unternehmen.
Vorteile von Desk-Sharing für die Unternehmen
Weniger Kosten und Einsparen von Ressourcen
Rund 20 % aller Betriebskosten entfallen auf das Anmieten und die Unterhaltung von Büroräumen. Besonders Unternehmen, deren Mitarbeiter nicht durchgängig am gleichen Standort tätig sind, profitieren daher von Desk-Sharing-Konzepten durch Einsparung von Kosten. Werden weniger Arbeitsplätze benötigt, reduzieren sich Ausgaben für
- Raumkosten
- Büroausstattung
- Energie
- Reinigung
Mit dem Shared Desk reduziert das Unternehmen die Zahl der benötigten Arbeitsplätze. Damit kann der bestehende Pool an Arbeitsplätzen effizienter genutzt werden. Sinkt die Zahl der benötigten Arbeitsplätze stärker, kann sogar auf ganze Etagen oder Bürogebäude verzichtet werden. Wie viele Büroräume das Unternehmen benötigt, zeigt die Kennziffer der Büroauslastung an, wie sie in Desk Sharing Apps wie Haltian Empathic Building angezeigt wird. Der Bedarf an Bürofläche lässt sich so sehr exakt planen.
Start-ups steuern mit dem Shared Desk ihre teuerste Ressource, die Bürofläche. Für alle Unternehmen führt Desk Sharing zu einem nachhaltigen Arbeitsmodell.
Höhere Produktivität der Mitarbeiter
Die fest gebuchten Zeitfenster für einen Arbeitsplatz führen dazu, dass am Ende des Zeitfensters bereits ein Kollege auf den freiwerdenden Schreibtisch wartet. Damit spürt der Arbeitnehmer eine Notwendigkeit, die geplanten Arbeiten auch innerhalb des Zeitfensters abzuschließen. Das Trödeln entfällt, Ablenkungen verringern sich. Im Ergebnis steigern sich Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter.
Beitrag zur Nachhaltigkeit
Sobald Desk Sharing den Energieverbrauch und damit die Treibhausgase reduziert und somit die Energiekosten für die Arbeitsplätze reduziert, verringert sich der CO2-Fußabdruck des Unternehmens. Dies trägt ganz deutlich zur Nachhaltigkeit bei und ermöglicht es dem Unternehmen sich entsprechend zu positionieren.
Die Vorteile für Unternehmen gehen weit über reine Kostenersparnisse hinaus. (Foto: AdobeStock – Svitlana)
Desk Sharing zahlt auf Employer Branding und Arbeitgeberattraktivität ein
New Work ist die Arbeitswelt, die sich gerade junge Arbeitnehmer wünschen. Desk-Sharing ermöglicht es somit Arbeitgebern, durch eine moderne Arbeitsatmosphäre und Agilität das eigene Employer Branding mit Werten zu füllen, die vielfach von Bewerbern erwartet werden.
Der Shared Desk ist damit ein wichtiges Instrument, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber aufzustellen. Damit wertet man ausgeschriebene Stellen auf und erhöht die Zahl der Bewerber.
Flache Hierarchien
Der Shared Desk bezieht Vorgesetzte und Führungskräfte mit ein. Auch Führungskräfte buchen sich einen freien Arbeitsplatz. Diese Gleichbehandlung von Team-Mitgliedern und Führungskräften schafft Augenhöhe und hält die Hierarchien flach.
Vorgesetzte werden so als Teil des Teams empfunden, was das Miteinander fördert und die Zufriedenheit insgesamt steigen lässt.
Nachteile von Desk-Sharing
Wo Licht ist, ist auch Schatten – und trotz der zahlreichen aufgezählten Vorteile des Shared Desk gibt es auch Nachteile. Doch die Nachteile des Desk-Sharing lassen sich ausgleichen. Wir zeigen, wie das möglich ist.
My desk ist my castle
Wer seinen Schreibtisch gerne mit persönlichen Gegenständen wie Fotos, einer Blumenvase oder seiner Kaffeekanne ausstattet, der wird beim Shared Desk genau das vermissen. Wird der Schreibtisch verlassen, muss der Arbeitnehmer den Schreibtisch in den Zustand versetzen, wie ihn der nachfolgende Kollege antreffen soll. Fotos sowie Vase müssen dann wieder weichen. Für manchen Arbeitnehmer sind diese Gegenstände Wohlfühlobjekte. Dass diese Wohlfühlobjekte nicht ortsfest verbleiben können, kann zu einer Verunsicherung führen.
Die Nachteile von Desk Sharing: vorhanden, aber umschiffbar! (Foto: AdobeStock – makedonski2015)
Eine einfache Lösung: Emotionsanker mitnehmen
Finden persönliche Gegenstände (Blumenvase, Bilder, Kaffeekanne) in einem persönlichen Rollcontainer Platz, können die Wohlfühlobjekte mitgenommen werden. Die „Trennung“ vom Schreibtisch und der Wechsel zum neuen Schreibtisch fallen dann leichter. Der neue Arbeitsplatz wird dann wieder zur vertrauten Umgebung, und dies reduziert das Stressniveau.
Smarte Lösung: Lieblingsplätze im Voraus buchen
Stellt der Arbeitnehmer für die Auswahl der Arbeitsplätze eine Desk Sharing App wie Haltian Empathic Building bereit, können Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz gezielt und frühzeitig buchen. Wer also gerne nahe dem Aufzug arbeiten möchte oder ein Büro mit Südblick und Morgensonne wünscht, kann durch zeitige Disposition seinen Lieblingsplatz sichern.
Ungewissheit und Stress
Wer sich seinen Arbeitsplatz jeden Tag neu sucht und nicht weiß, wo er sitzen wird, der kann beim Einlassen auf neue Bürostrukturen schon mal Stress empfinden – oder einfach früher kommen!
Neben dieser sehr pragmatischen Lösung gibt es weitere Möglichkeiten, wie man Mitarbeitern ermöglichen kann, der New Work mit mehr Gelassenheit zu begegnen. Wer das Befinden der Mitarbeiter dauerhaft hochhalten möchte, der ist gut beraten, die Einführung des Desk-Sharing-Konzepts gut zu planen. Dazu gehören auf jeden Fall folgende Punkte.
- Frühzeitiges Ankündigen der Einführung von Shared Desks
- Besprechen der Vorgehensweise mit den Mitarbeitern und Aufnahme der Rückmeldungen
- Benennen eines Ansprechpartners für Mitarbeiter, die bei der Eingewöhnung an die neue Freiheit Unterstützung benötigen
- Anbieten einer Desk Sharing App wie die oben aufgeführte App Haltian Empathic Building, welche eine einfache Buchung des Arbeitsplatzes – auch von zu Hause – zulässt. So kann man auch nachsehen, neben wem man arbeiten wird.
- Eine Testphase in einem abgegrenzten Teil des Unternehmens
- Regelmäßige Gespräche mit den Arbeitsgruppen und Mitarbeitern
Organisationsschwierigkeiten
Der Shared Desk erfordert klare Regeln für die Umsetzung. Werden die Regeln nicht eindeutig oder unvollständig formuliert, kann es zu Schwierigkeiten bei der Umsetzung kommen. Häufiger Konfliktpunkt ist die pünktliche und perfekte Übergabe des Arbeitsplatzes an den Nachfolger.
Eine einfache Abhilfe ist hier das klare Formulieren von Checklisten für die Abläufe im Desk Sharing als Regeln. So ist für jeden einfach nachvollziehbar, wie das Desk Sharing Konzept umgesetzt wird, und Unmut wird vermieden.
Wenn einzelne Mitarbeiter die Regeln nicht einhalten, kann die Produktivität des Unternehmens leiden. Blockierte Arbeitsplätze, an denen kein Mitarbeiter arbeitet, sind hierfür ein Beispiel. Eine einfache Abhilfe schafft hier eine Desk Sharing App, welche die Bürobelegung prüft.
Desk Sharing organisieren
Man muss Desk Sharing organisieren, um ein funktionierendes Arbeitsplatzmodell zu erhalten. Klare Regeln (siehe oben) müssen aufgestellt werden. Ein Arbeitsplatz darf nur zum Arbeiten belegt werden – nicht jedoch zum Essen, für Pausen oder für andere Zwecke.
Belegung der Arbeitsplätze organisieren
Wer Stress vermeidet, handelt klug. Will man Desk Sharing smart organisieren, sollte das Augenmerk zuerst auf der Vergabe der Arbeitsplätze liegen. Auf jeden Fall muss in einem Belegungsplan festgehalten werden, an wen Arbeitsplätze vergeben wurden und wie lange die Belegung andauert. Letzteres bietet ein gut geführter Zeitplan.
Wenn sehr viele Mitarbeiter auf Zeit- und Belegungsplan zugreifen müssen, bedarf es zusätzlicher organisatorischer Mittel. Eine verantwortliche Person wäre eine Lösung, doch besser ist tatsächlich eine Software (oder App) wie beispielsweise Haltian Empathic Building.
Wer auf offene (unorganisierte!) Modelle wie “Wer zuerst kommt, mahlt zuerst” setzt, riskiert Unzufriedenheit.
Den Betriebsrat einbeziehen
Den Betriebsrat sollte man unbedingt in das Organisieren des Desk Sharing einbeziehen. Das ist wichtig, um umfassend abzusprechen, welche Vorgehensweise am besten zu den Mitarbeitern und der aktuellen Unternehmenskultur passt. So können auch Wünsche und Bedürfnisse berücksichtigt werden. Zudem vermeidet dies Stress-Herde und Chaos im späteren Alltag.
Der Arbeitgeber ist gut beraten, wenn er bereits im Vorfeld Betriebsvereinbarungen trifft und frühzeitig den Betriebsrat einbezieht. Es vermeidet auch rechtliche Streitigkeiten, wie das Urteil des Arbeitsgerichts Frankfurt am Main (Aktenzeichen 1 BVGa 587/02) zeigt.
Ebenso wichtig ist es, sich direkt mit den eigenen Mitarbeitern abzusprechen, und auf deren Wünsche einzugehen. Wenn sich jeder mit seinen Bedürfnissen abgeholt fühlt, sorgt dies für Zufriedenheit und reduziert insgesamt Stress.
