Büro der Zukunft: Wie werden wir zukünftig im Büro arbeiten?

Herausforderungen, die Unternehmen meistern müssen, um ihr Büro auf die Anforderungen der Zukunft vorzubereiten, und Wege, wie sie das am besten erreichen können.

Wie wird der Arbeitsplatz der Zukunft aussehen?

Das Büro der Zukunft schafft neuen Raum für Menschen. (Foto: AdobeStock – BullRun)

Die Auswirkungen, die die Corona-Pandemie auf den Arbeitsplatz der Zukunft hat, ist ein wichtiges Anliegen für viele Unternehmen. Nach einer Umfrage von Deloitte glauben 80% der Unternehmen, dass Homeoffice auch nach der Pandemie ein bedeutender Teil des Arbeitsalltags bleiben wird.

Trotz des Mangels an Trennung zwischen beruflicher und privaten Angelegenheiten, die 50% der Befragten beim Homeoffice-Arbeiten verspüren, wollen zwei Drittel weiterhin eine formelle flexible Arbeitsform beibehalten. (Quelle: DAK: Digitalisierung und Homeoffice in der Corona-Krise, Studie, 2020, S. 25;)

Daraus folgt, dass Unternehmen eine Änderung ihres Umgangs mit Büros in Betracht ziehen müssen.

Bereits vor der Pandemie haben viele Büros sowie Arbeitsplatz-/Flächenkonzepte ein beträchtliches Optimierungspotential gezeigt. Zu dieser Zeit wurden 88% der Büroflächen auf traditionelle Weise (mit vorher festgelegtem Arbeitsplatz) genutzt, und bloß 12% mit flexibler Arbeitsplatzwahl und fahrbarem Arbeiten.

Die Auslastung der Arbeitsplätze lag durchschnittlich bei etwa 50 bis 60%. Was wiederum ein beachtliches Potenzial für Veränderungen aufzeigte.

Gerade die Generationen Y und Z streben ein flexibles Arbeitsmodell an, welches ihnen nicht nur variierten Arbeitsplatz im Büro, sondern auch die Freiheit zu Homeoffice und Arbeitszeit-Vorlieben gibt. Dieser Trend hat sich durch die COVID-19 Pandemie weiter verstärkt und es wurde für Unternehmen wichtig, das Verständnis für die Arbeitskräftebedürfnisse zu erhöhen.

• Work: Wie sich Arbeit verändert

  Derzeit unterliegt die Arbeit einem starken Wandel, was v.a. durch Automatisierung der Prozesse und die Pandemie getrieben wird. Laut einem Bericht des World Economic Forum wird bis 2025 ca. die Hälfte der weltweiten Jobs von Maschinen erfüllt werden.

  Als Ergebnis davon erwarten internationale Führungskräfte eine Verbesserung der Produktivität um 27%.

  In den nächsten fünf Jahren ist eine Abschaffung von 85 Millionen Stellen auf dem weltweiten Arbeitsmarkt zu erwarten, gleichzeitig können bis zu 100 Millionen neue Positionen mit einem anderen Anforderungsprofil entstehen.

  Doch sind die Arbeitskräfte für diese neuen Tätigkeiten bereit?

• Workforce: Wie sich Arbeitskräfte verändern

  Der Wandel der Arbeitskultur führt zu einer Anpassung des Verhältnisses zwischen Unternehmen und Arbeitnehmern. Traditionelle Vollzeitbeschäftigungen werden zugunsten von flexiblen Arbeitsverhältnissen (Outsourcing, Freelancer, Managed Services usw.) immer bedeutsamer. Unternehmen müssen sich daher auf die zukünftigen Erfordernisse des Arbeitsmarktes einstellen. Die neue Generation von Arbeitskräften reagiert auf diese Veränderungen, indem sie andere Prioritäten in Bezug auf Karriere und Selbstverwirklichung im Job setzt. Teamarbeit, Gehalt sowie flexible Arbeitszeiten sind für deutsche Arbeitnehmer besonders relevant. (Quelle: Indeed: Meaning of Work Report Deutschland, Studie, 2020, S.15;) Darüber hinaus planen 66 % der Unternehmen in Deutschland, das mobile Arbeiten oder Home-Office dauerhaft zu etablieren.

• Workplace: Wie sich Büros verändern

  Das Büro der Zukunft richtet seine Aufmerksamkeit auf die Wünsche der Benutzer und eine effiziente Verwaltung von Immobilien. Aktivitätsorientierte Flächenpläne und Desk Sharing Konzepte erlauben eine Reduzierung der pro Person vorgehaltenen Fläche von bis zu 20%, bei gleichzeitiger Erweiterung der Flächenqualität. Das Büro passt sich im Tagesverlauf den Bedürfnissen der Angestellten an und stimuliert bewusst kreative Zusammenarbeit durch speziell angelegte Workshop- und Team-Bereiche sowie digitale Kollaborationswerkzeuge. Zusätzlich unterstützen intelligente Technologien wie mobile Office-Apps die Mitarbeiter beim Umgang mit den Büroflächen und die Facility-Verwaltung beim bedarfsgerechten Steuern von Dienstleistern. Ein intelligent vernetztes Gebäude-Netzwerk, das z.B. Sensoren und Smart Meter beinhaltet, eröffnet zudem die Möglichkeit eines kostengünstigen und nachhaltigen Managements der Basisfunktionen des Gebäudes (z.B. Auslastung, Energieverbrauch).

  Die Flexibilisierung der Fläche ermöglicht es Unternehmen, die Bürofläche auf die wesentlichen Standorte zu reduzieren und gegebenenfalls durch flexible Co-Working Räume zu ergänzen. Dies schafft ein Umfeld, das den Austausch von Ideen und Innovation fördert, statt sich auf reines Abarbeiten zu konzentrieren. Jedes Unternehmen muss sein eigenes Maß an visonärem Denken berücksichtigen (siehe Infografik). Es ist jedoch klar, dass die Transformierung der Büroflächen seit Beginn der Pandemie nicht mehr aufzuhalten ist und dass die traditionellen Arbeitsplatz- und Flächenkonzepte ständig kritisch hinterfragt werden müssen.

  Trotz der schwierigen internen und externen Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Konvertierung des traditionellen Flächenkonzepts gegenüberstehen, wird gefragt, wie Unternehmen sich auf das perfekte Büro der Zukunft bestmöglich vorbereiten können.

Sieben Schlüsselstufen beim Wechsel hin zum Arbeitsplatz der Zukunft

• Strategische Ziele festlegen und ein Vision entwickeln.

  Erstellung einer gemeinsamen Vision und Festlegung spezifischer Ziele (z.B. eine Veränderung der Mitarbeiterzufriedenheit um 25% nach oben und eine Veränderung der Flächenkosten um 30% nach unten) für eine koordinierte Orientierung.

• Stakeholder bewerten, Büroumgebung beobachten, Kosten untersuchen und einen Ausgangspunkt festlegen.

  Stakeholder werden analysiert, um deren Einbindung zu bestimmen, sowie die vorhandenen Flächen, Abläufe und Kosten überprüft, um Ineffizienzen im aktuellen Flächenkonzept (beispielsweise hohe Betriebskosten, geringe Nutzung, veraltete Technologien) zu ermitteln und den Ausgangspunkt zu bestimmen.

• Erstellen von Jobprofilen, Identifizieren von künftigen Nutzergruppen und Ermitteln von Anforderungen in angenehmer Atmosphäre.

  Untersuche, wie Veränderungen durch Automatisierung, flexible Arbeitsmodelle, ortsunabhängiges Arbeiten und zukünftige Jobprofile die Arbeit heutzutage und in Zukunft beeinflussen. Um besser zu verstehen, welche Anforderungen Nutzer an ein zukünftiges Arbeitsflächenkonzept stellen, müssen neue Nutzerprofile (z.B. „Digitaler Nomade“ oder „Fokussierter Büronutzer“) ausgearbeitet werden. Dabei werden die jeweiligen Nutzerprofile hinsichtlich ihrer Bedürfnisse evaluiert und passende Anforderungen identifiziert.

• Richtlinien ableiten, um das Flächenkonzept und seine Anwendungsmöglichkeiten festzulegen.

  Das Flächenkonzept soll als Grundlage für die Design- und Fachplanung auf Grundlage von Richtlinien und relevanten Anwendungsfällen („Use Cases“) abgeleitet werden. Aktivitätsbasierte Flächenkonzepte beinhalten beispielsweise verschiedene Arbeitszonen, die die Benutzer flexibel je nach Bedarf (z.B. für konzentrierte Einzelarbeit oder ein Meeting) im Laufe des Tages nutzen können.

• Die Eigenschaften für das Büro der Zukunft bestimmen.

  Um die Benutzung der Flächen so angenehm wie möglich zu gestalten, können Technologien unterstützend zur Anwendung kommen. Es ist wesentlich, dass man sich mit der IT-Abteilung über klare Anforderungen und Rollenverteilungen in Bezug auf die neuen Systeme austauscht. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen ebenso darin miteinbezogen werden, die Unternehmens-/ Arbeitskultur zu ändern. Ein wohl durchdachtes Change Management ist vonnöten, um alte Strukturen zu überwinden und ein anhaltendes Umdenken zu fördern.

• Den Wirtschaftlichen Nutzen Berechnen

  Ein Unternehmen sollte vor der Umstellung auf ein neues Büro-/Flächenkonzept einen übergreifenden Betriebswirtschaftlichen Fall berechnen, welcher den monetären Return on Investment (ROI) und qualitative Aspekte wie die Zufriedenheit der Mitarbeiter und das Wohlbefinden berücksichtigt. Dies kann eine produktivere Arbeitsweise und somit einen klaren Vorteil für die Nutzer herbeiführen.

• Planen der Umsetzung

  Ein präziser Umsetzungsplan, der die Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten jedes Arbeitspakets und jedes Stakeholders (z.B. IT, Bau, Business Vertreter, Facility Management, Management) festlegt, sollte begleitet werden von einer umfassenden Änderungs- und Kommunikationsplanung. Denn nicht nur die reibungslose operative Umsetzung trägt zum Erfolg des Projekts bei, sondern auch die Akzeptanz der späteren Nutzer.

Fazit

Der Wandel im Büro der Zukunft ist erheblich und sollte nicht geringgeschätzt werden. Unserer Erfahrung zufolge ist für eine erfolgreiche Transformation eine integrale Sichtweise aus den Bereichen HR, IT/Technologie und Immobilienspezialisierung unerlässlich. Wenn ein Teil des Puzzles fehlt, ist die Gefahr eines Misserfolgs mit nachteiligen Auswirkungen sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen hoch.